書留郵便と特定記録は内容証明郵便と何が違うのか

郵便局のサービスにある書留郵便と特定記録

郵便局にはさまざまなサービスがあります。

その中で書留郵便は、特に知られているサービスでしょう。

一般的に活用される場面も多いのが書留郵便の特徴です。

大事な書類なら、書留郵便で送ってはいけないのかと考える人も多いのは間違いありません。

もう一つは特定記録です。

こちらはあまり馴染みがないかもしれません。

ですが活用の仕方によっては非常に有効な手段となります。

内容証明郵便が絶対の選択肢というわけではありません。

郵便局の持っているほかのサービスを含め、有効な場面で使うからこそ効力が出てくることを理解しておきましょう。

書留郵便とは何

実は内容証明郵便も書留郵便のサービスを使っています。

郵便局のサービスは、オプションとして重複していることが多いからです。

書留郵便の特徴として、郵便物の引受けから配達までの郵便物等の送達過程を記録しくれます。

少し内容証明郵便と似ている面があるでしょう。

もしも、郵便物が壊れたり、届かなかったりした場合、損害用賠償額の範囲内で賠償するという部分も持っています。

現金でも安心して送れるサービスとして使われてきました。

正確には、郵便局のサービスを使って現金を送付する場合、現金書留を使う必要があります。

そのため、書留郵便には、一般書留と現金書留、簡易書留の3種類が作られてきました。

通常使われるのは一般書留ですが、現金以外で簡易的利用なら、簡易書留のほうが割安です。

ただし、賠償額は原則5万円に下がります。

荷物の引き受けと配達の記録が残るところも、内容証明郵便と似ている部分でしょう。

つまり、かなり近いサービスであることがわかります。

違いとしてみると、書類のコピーなどをとって保管してはくれません。

内容に関して整合性を確かめる方法はないということです。

この辺りが大きな違いとなってきます。

ですが、裏を返せば、コピーなどは必要ない状況なら、内容証明郵便ではなく書留でいいことになるのです。

費用にも大きな差がつくため、ただ大事な書類を送ればいいなら、書留郵便を使うほうがいいでしょう。

特定記録とは

内容証明郵便では、記録ということがとても重要になります。

この記録があるからこそ、利用価値が高まるわけです。

ですが、郵便局のサービスとして記録を残せるのは、内容証明郵便だけではありません。

特定記録を使うことでも、記録を残せるからです。

特定記録とは、配達方法のひとつです。

この特定記録とは、荷物を引き受けた時間と配達状況を記録してくれます。

受領証という形で「発送した」ことの記録を残し、「配達状況の記録」を残せるのです。

インターネット上で確認できますし、配達終了のメールも来ます。

簡易的ではありますが、とても便利な方法です。

ただし、郵便物は、受取人の郵便受け箱に配達するため、手渡しというわけではありません。
ここも重要なポイントです。

受領印の必要もないため、本当に受け取ったかどうかはわかりません。

内容証明郵便の場合、受け取ったことがわかるのが重要です。

受け取ってないとは言わせない場面では、とても有効になるでしょう。

特定記録はそこまでできませんが、もっと簡易的に使えるのなら費用対効果の高い方法です。

料金を見ると、特定記録をオプションとする場合、基本料金と運賃に対して160円の加算で利用できます。

この低単価は、かなり大きなメリットです。

活用方法としては、出したことがわかればいい内容に向いています。

例えば納品書や請求書などは、送付した事実のほうが重要です。

会報なども同様の理由で活用されてきました。

オークションなどの商品発送に使えば、発送した記録を残せることから、トラブルを避けられるのです。

一般の利用で考えれば、クーリングオフの契約解除通知にも活用されてきました。

しかし、相手が受け取ったかどうかの判断がつかないため、こちらは内容証明郵便のほうがいいでしょう。

実は特定記録には、割引制度があります。

大量に利用する場合には、料金の割引を受けられるのです。

条件は4つ。

• 同一差出人から郵便物またはゆうメールを同時に300通以上差し出し
• 料金別納・料金後納・料金計器別納のどれかでの支払い
• バーコードで郵便物等にお問い合わせ番号を表示
• 特定記録郵便の受領書を作成

これを満たすのであれば、内容証明郵便を使うよりはるかにお得です。

大量に使う場面では有効になるでしょう。

普通郵便や書留郵便も同じですが、郵便物を送るということに適しているサービスです。

心理的な影響を与えることには向いていません。

内容証明郵便を使うケースとは近いものもありますが、心理的プレッシャーをかける必要がない場面に使うべきでしょう。

費用対効果を考えても、安価に利用できるからです。

それに普通郵便の延長戦にあるサービスだということも理解しなければいけません。

記録という面では弱いところもあるため、適した場面を間違わないようにすることが大切です。