送って終わりではない！内容証明郵便を活用した後のポイント

送って終わりではない内容証明郵便

内容証明郵便を送りました。

これですべて事が済むわけではありません。

相手側からのアクションによっては、次の手を考えなければいけないからです。

さらに、本当にこの方法でよかったかも検証しないといけないでしょう。

注意点としては3つ。

この3点を抑え、そこからの対応を考えていく必要があるのです。

本当に配達されるか追跡

内容証明郵便を使って相手に大事な書類を送付した場合、本当に届いたのかを確認しなければいけません。

もし、届いていなかった、または別のところに配達されたのであれば大問題です。

そこで追跡サービスを使って監視します。

一般的には、郵便物がどこにあるのかを知るためのサービスですが、リアルタイムで配達状況を確認できるのがポイントです。

記録を見ておくことで、相手が受け取ったか、配達証明とともに役立つ証拠となります。

相手を逃さないことが内容証明の重要な役割となるため、追跡サービスはうまく使う必要があるでしょう。

控えはしっかりとっておく

内容証明郵便は、配達証明を使えば、相手が受領した証拠が残ります。

これが配達証明書で、はがきとして郵便局が送ってくれる書類です。

配達した日時が何らかの効力発生につながるケースでは、絶対に必要なものとなります。

相手側が受領した証拠として、後日、裁判を含め交渉で使うことが可能です。

何よりも、相手の逃さない強い証拠として利用できるため、内容証明郵便の控えとともに、大切に保管しておかなければいけません。

困った事態になる返送と確認

内容証明郵便を送ったのにもかかわらず、返ってくることもゼロではありません。

何らかの理由があり、受け取られない場合には、返送されることがあるからです。

この理由がとても重要で、次の手を打つ手掛かりになります。

理由は主に4つです。

• 受け取り拒否
• 宛所にいない
• 保管期間経過
• 転居先不明

この4つの理由をもとに対処法を考えなければいけません。

受け取り拒否と宛所にいないケース

内容証明郵便は、基本手渡しです。

相手がいない場合には、郵便受けに投函はしません。

もうひとつが、受け取り拒否です。

相手によっては、内容証明郵便というだけで、受け取りを拒否するケースがあります。

拒否された場合には、郵便物に「受け取り拒否」の旨が赤字で記載された形で返送されてくるのです。

ここで受け取る人がいたのか、いなかったのか判別ができます。

実際に相手が住んでいなかった場合、赤字で「宛所に尋ね当たらず」という記載を付けて返送される仕組みです。

この2つの大きな違いは、相手が内容証明郵便を送られたことを知っているかいないかにあります。

例えば督促したことを予測し、受け取り拒否した場合は悪質でしょう。

対処の仕方も考えなければいけません。

ですが、住んでいなかった場合、何か手続き上の間違いなども考えられます。

追跡調査の必要も出てくるため、次の手を打たなければいけません。

保管期間経過と転居先不明

上記2つの延長線上にあるのが、この2つの理由です。

保管期間経過は、内容証明郵便を郵便局が預かり配達します。

この時に不在であった場合、不在連絡票を投函するのです。

しかし、7日間過ぎても連絡がなく、内容証明郵便を受け取りに来なかった場合、再度配達員がうかがいます。

これでも不在であった場合には、「保管期間経過」と記され返送されるのです。

転居先不明の場合、過去に住んでいたが転居したことがわかっているケースが該当します。

ですが、転居先に転送したくてもわからない場合が、「転居先不明」です。

このケースでは、相手が郵便局に転居届を出しています。

または何らかの理由で転居したことがわかっているケースになるでしょう。

転居届が出されてから、1年経過している場合にも、同様の判断で返送されます。

この2つのケースでは、受け取る相手がいないことが問題です。

保管期間の場合、長期出張などで、家を空けているケースも考えられます。

旅行などのケースもあるかもしれません。

転居先不明の場合には、行き先がわからないことが多々あります。

転居すると郵便物が受け取れなくなるため、基本的には転居届を出すことになるでしょう。

このケースでは、郵便物を意図的に受け取りたくないという意思が見え隠れしてきます。

転居先を探すとしても、かなりの時間がかかることも多く、なかなか見つからない場合もあるのです。

内容証明郵便では、このようなケースもよく出てきます。

受け取りたくない場合もよくあるからです。

意図しているものなのか、意図していないのかによっても対応が変わってきますが、専門的知識も必要になるところでしょう。

分析もせずにただ困ったとなっても、何も進んでいかないからです。

行政書士など、経験豊富な専門家が間にいれば、対処の方法も違ってきますので、内容証明郵便を利用する段階から検討しておくことが大切になります。