内容証明郵便の書き方を解説！

内容証明郵便には決められたルールがある

内容証明郵便は、さまざまなルールがあります。

ですが、縛りがありそうでも、特に決まりがない場合もあるのです。

自分で作成する場合もそうですが、依頼する場合でも理解しておくことが、効果的な内容証明郵便につながります。

送り方の3つのルール

内容証明郵便の送り方には、3つの方法があります。

このルールを守らないといけません。

手書き

もっとも簡単な方法は手書きです。

古くから使われてきた方法であり、選択しやすい方法といえます。

特別な道具も環境も必要ないため、誰もができる方法ともなるでしょう。

ですが、この後に解説する書式を守らないといけません。

パソコンで作ってプリントアウト

手書きの派生版です。

パソコンで文章を作成し、プリントアウトして印刷物を作ります。

これを送付する方法で、手書きよりもきれいにまとめやすいことがポイントです。

手書きの場合、失敗すると修正に手間がかかります。

正式な書類ですから、修正液を使って書き直すというわけにもいきません。

つまり、やり直しです。

パソコンであれば、データを書き換えてプリントアウトすれば良いだけなので、書類作成の段階での確実性が高まります。

プリンターがない場合、コンビニで印刷できるというのも大きなメリットになるでしょう。

現在はパソコンがなくても、スマホやタブレットでも作れます。

同じようにプリントアウトできるので、多くの人が利用できる方法となりました。

電子内容証明郵便（e内容証明）

インターネットを使った方法で、手書きやプリントアウトとは、初期段階から違います。

24時間使えるサービスとなり、利便性は大幅に向上しました。

作成方法はWordファイルで、パソコンで作成します。

あとはアップロードするだけの方法で、郵便局側で印刷と照合、封入までやってくれるため、大変便利です。

問題はパソコンなど、Wordが使えること。

インターネットでアップロードできる、最低限の知識が必要です。

現在の内容証明郵便を見ると、大半はこの方法となりました。

この方法でも決められた書式があるため、守らなければいけません。

内容証明の書式

内容証明郵便の書式には、それぞれルールが設定されています。

紙で作る場合の内容証明郵便のルールを見ていきましょう。

描き方のルール

縦書き

1行20字以内、1枚26行以内

横書き

1行20字以内、1枚26行以内

1行13字以内、1枚40行以内

1行26字以内、1枚20行以内
 
これが書き方のルールです。

これ以上の文字数にすると、送ることができません。

意外と文字数が少ない感じがするかもしれません。

1枚当たり、最大でも500文字程度になるからです。

実際に1行に最大文字数で押し込むことはないわけですから、400文字詰め原稿用紙1枚分程度ということになるでしょう。

枚数は最大5枚までと決まっています。

文字のルール

実は文字にも決まりがあります。

ひらがな・カタカナ・漢字・数字です。

当たり前と思うかもしれませんが、実はアルファベットが使えません。

ただし、例外があって、固有名詞のみ使用できることになっています。

つまり、会社名や氏名には英語が使えるのです。

ちょっと変わったところでは、カッコや句読点も制限があり、一般的に記号とされているものであれば問題ありません。

文字数としてみると、カッコは「」などワンセットで1文字と数えます。

中に数字を入れて順番を表すときなどは、すべて合わせて1文字です。

つまり、（1）住所とした場合、住所まで入れて3文字になります。

訂正の問題

文字など間違えた場合、実は訂正可能です。

1間違えた箇所を二重線で消す

2欄外に「何字削除、何字加入」と記載

3差出人の判を押す（実印では無く三文判でもOK）

かなり面倒なのがわかるでしょう。

そのため、一般的には間違いがないよう、書き直しします。

封をする前に

内容証明郵便は、郵便局でコピーを取ります。

そのため、封をして持って行ってはいけません。

チェックしてもらって、封をして発送する形です。

同時に資料や写真も同封できませんので注意が必要です。

内容証明郵便を作るうえで意外と盲点になる部分

内容証明郵便の書き方ルールを見ていきましたが、書き方などが見えてきたでしょうか。

文字数などを考えれば、ルールとしての縛りが強く、かなり限定されていることがわかります。

でも、決まっていないこともいろいろとあります。

例えば紙の種類は何でも構いません。

明確に決まりごとがあるわけではないため、メモ用紙でも付箋でも使えます。

なんでも構いませんし、大きさも決まっていないため、どんなものでも使えるのです。

もちろん、封筒に入らないような大きさのものはダメですし、小さすぎて読めないようなら役には立たないでしょう。

あまりに役に立たない用紙の選択は、内容証明郵便の役割を相殺しかねないので注意が必要です。

枚数が増えた場合には、綴じ目には契印・割印もしないといけません。

これも忘れやすいポイントになるため、注意が必要です。