内容証明郵便とは？
内容証明郵便は、「いつ」「誰が」「どんな内容の郵便を」「誰に送ったのか」を日本郵便株式会社に証明してもらうことが特別な郵便です。
現代社会では、さまざまな通信手段がありますが、何かトラブルに発展した場合、「そのような郵便は受け取っていない」といった、郵便送付の事実そのものや、通知内容が争われることは、実務上あり得ます。
内容証明郵便を利用すれば、そのような事態を避けることができます。
よくある質問として、「一般の郵便物でも書留郵便にしておけば良いのでなはいか」といただくことがあります。
確かに、書留郵便の場合、配達されるまでの記録は残りますが、内容証明郵便は、郵便物に書かれている記載内容までも証明してもらえる点で書留郵便と異なります。
これは、後々訴訟になった場合に、強い証拠になります。
内容証明郵便の効力
内容証明郵便で出したからといって、そのことのみで直ちに金銭の請求に強制力が生まれるわけではありません。また、内容証明郵便が来たからといって、返事を出す義務が生じるわけでもありません。そして、内容証明郵便に対する返事を出さなかったからといって、内容証明郵便に書いてある内容を認めたことにはなりません。
それでも、内容証明郵便を受け取った人は驚きます。筆者は内容証明郵便を月に数十通以上作成しておりますが、内容証明郵便の作成に慣れた筆者でさえ、外部からの内容証明郵便の開封時は相当に緊張しますから、一般の方に与えるプレッシャーはとても大きいものと考えます。
弊所では、内容証明郵便の作成だけでなく、内容証明郵便を誰かから受け取った方の相談もお受けしておりますが、内容証明郵便を受け取ったことをきっかけに不眠症になった、食事がのどを通らなくなったという話は珍しい話ではありません。
内容証明郵便を利用する場面
内容証明郵便を用いる場面はさまざまですが、大きく以下の通りです。
- 商品代金や、作業代金、慰謝料を請求するとき
- 時効を更新させるとき
- クーリングオフをするとき
- 債権譲渡を債務者に通知するとき
- 契約を解除するとき
- 相手方とのトラブルが懸念され、何らかの記録を作成したいとき
- 訴訟や支払督促等の法的手続を考えているとき
- その他、重要な内容を通知したいとき
上記のように内容証明郵便は、様々な場面で利用できます。
内容証明を利用すべきでない場合
内容証明郵便は、「よく切れる刀」と表現しています。確かに内容証明郵便は便利ですが、使い方を誤ると、思わぬトラブルが発生することもあります。以下の場面では注意が必要です。
- 訴訟等の法的手続に持ち込みたくないとき
- 相手方に誠意があるとき
- 通知人に非があるとき
- 今後も親しく付き合いたいとき
- 相手方が財産隠しを行いそうなとき
内容証明郵便を送付することは、相手方に宣戦布告することを意味するため、一度送付してしまうと、取り下げることができませんし、相手方と関係を修復することは非常に難しいです。
内容証明郵便の持つ心理的圧迫効果
われわれ専門家は、男女間のトラブルや、金銭トラブルが発生した場合、すぐには裁判を起こさず、まず内容証明郵便で請求しますことを勧めます。依頼者から、今まで何度も請求書を出したり、交渉したりしても、「これまで一円も支払わなかったのだから、無駄ですよ」いわれることがありますが、それでも、内容証明郵便を出すよう勧めます。
内容証明郵便を出すと、状況等にも左右されますが、受領された場合、７割から８割程度かは何らかの反応があり、一括で支払ってくれることもあれば、分割支払の打診が来る、すぐには支払うことはできないが、一定の支払い意思を示してくれる等、進展するケースが多数です。
このように、内容証明郵便は、すぐに裁判を起こすより早くトラブルが解決し、効率がよいのです。これは内容証明郵便の持つ魔力、心理的圧迫によるものです。
内容証明郵便がトラブルを解決する理由
なぜ内容証明郵便には、そんな心理的効果が生まれるのでしょうか。以下は私見ですが、様々な理由が考えられます。
- 内容証明郵便は、普通の手紙とは異なる、特別な形式で作成されるため、相手に強い意思表示を伝えることができる
- 文書そのものが、いかにも重要な文書のように感じさせることができる
- わざわざ手間がかかる内容証明郵便という方法を行ったのだから、次には何か法的な手続きでやってくるという予感を抱かせます。しかも、どんな手段をとってくるのかわからないし、訴訟提起されたら厄介であると思わせることができる
内容証明郵便をきっかけに、あっさりとトラブルが解決したという例は、本当によくあります。稀に、内容証明郵便の受け取りを拒絶したり、無視されてしまうことも一定程度ありますが、筆者もプロですから、粛々と次の策を講じ、大抵はなんらかの形で決着します。内容証明郵便の作成を100件受任したとすると、支払督促や訴訟手続まで進むケースは、そのうち5%あるかないかです。
このように、内容証明郵便は実務上でとてもよく利用されていますが、その大半は、内容証明郵便の本来的効果を目的にしたものではなく、内容証明郵便から生まれる心理的効果によって、自分の要求を実現させるために利用されているのです。
内容証明郵便の長所
内容証明郵便には以下のような長所があります。
１ 心理的圧迫効果がある
先述の通り、内容証明郵便には、心理的圧迫効果があります。「法的手段もやむを得ない」といった通知人の強い決意がはっきりと表れることから、強い心理的効果を与えるため、停滞した交渉を進展させるきっかけになることも珍しくありません。
２ 証拠作成のために利用できる
後々の訴訟などの法的手段に備え、内容証明郵便を送付することがあります。内容証明郵便は、「いつ」「誰が」「どんな内容の郵便を」「誰に送ったのか」を公的に証明してくれるため、筆者も実務上では、重要な会議の議事録を、意図的に内容証明郵便に相手方に送付することもあります。電子メールで送付することも可能ですが、特に重要な内容の場合、あえて内容証明郵便という手段を用いることにより「絶対に今回の会議が無かった、会議内容は事実と異なるという主張はさせないぞ」という強い意思を相手に伝えることができます。
また、配達証明を付けることで、いつ、誰が受け取ったかを証明することもできます。自分と相手だけでなく、郵便局にも同一内容の控えが保管されるため、紛争を時系列で整理する際の証拠にもなります。法律上においては、相手に意思表示が到達した事実や到達した日時を証明する有力な証拠になります。具体的には、民法の「時効」や「債権譲渡」に関連する場面で使用します。
内容証明郵便の短所
内容証明郵便には以下のような短所があります。
費用が発生する
内容証明郵便を送付する場合、自分で送る場合でも2,000円程度、専門家に頼む場合は数万円程度費用が必要になります。
書類や資料の同封ができない
内容証明は、書類や資料の同封ができません。そのため、相手に書類や資料を同封するときは、別途資料を送付する必要があります。
内容証明郵便の作成方法
内容証明郵便を作成するまでの流れは、以下の通りです。
１ 事実を整理する
内容証明郵便を作成する場合、まずは時系列に沿って事実関係の整理が必要です。その際、重要な事実の抜け漏れには、十分留意が必要です。
２ 伝えたい内容をまとめる
伝えたい内容は、感情的にならないよう、淡々と記載することが必要です。
中には、さまざまな情報を混ぜすぎて600字を超える内容証明郵便も見かけますが、通常の実務家は200字から400字程度（A4用紙1枚程度）でまとめることが通常です。
あまり内容を伝えすぎると、かえって反論の材料を与えてしまうリスクもあります。
３ 原案を作成する
内容証明郵便は、手書きで作成することもできますが、近年はwordファイルで作成します。
伝えた内容を、日本郵便の書式に転記し、内容に間違いがないか念入りに確認します。
４ 内容に問題がなければ送付する
通知人と、送付先の住所を挿入し、内容や料金を確認したら、発送します。
発送後、取り消すことはできないため、留意してください。
発送方法と料金について
内容証明郵便の料金は、送付する紙の枚数や、速達等のオプションをつけるかどうか、宛先の数によって料金が若干異なります。
一つの宛先に送付する場合で、文字数が400字程度であれば、概ね2,000円程度です。
複数の宛先に送付する場合でも、数千円程度ですので、内容証明郵便を送付する実費自体は、それほど高いものではありません。
内容証明を相手が受け取った場合の対応
内容証明郵便自体に法的効果はありませんが、内容証明郵便が相手に到達した場合、ほとんどの事案で相手から何らかの対応があります。
内容証明郵便は、相手の事情により受け取れない場合も稀にありますので、受け取られないことが予想される場合は、予め対策を講じることで、相手方に通知内容を必ず伝えることができます。
この対策方法につきましては、内容証明郵便に関する特別なノウハウですので、弊所までお問い合わせください。
送付先の住所や名前がわからない場合
内容証明郵便の送付先住所や名前がわからない場合、費用や時間がかかりますが、調べられる方法があります。
相手の住所、名前、職場もおよそ検討がつかない場合は、調べるのはやや難航しますが、
名前を知っており、一度でも過去に住んでいた住所がわかる場合、登記や地図情報といった有料サービスを組み合わせることで、住所を調べることができます。
相手の顔と名前がわからないが、職場がわかるような場合は、興信所に依頼することで、高い確率で送付先を割り出すことができます。
これらを適法に調査するには、特別な知識、経験、技術を組み合わせて行いますが、住所がわからない場合でも、一定程度の情報が有れば、相手にたどり着く可能性がありますので、まずはご相談ください。
内容証明郵便が届いたら
内容証明郵便が突然届いた、あるいは内容証明郵便で返答が来た場合について、解説いたします。
相手から返事が来た場合や、突然内容証明郵便が届いた場合は、まずは担当の専門家に連絡してください、
突然受け取った場合で、懇意にしている専門家がいない場合は、通知内容の問題に詳しい専門家を探し、早めに相談してください。
内容証明郵便には、回答期限が区切られていることが大半です。
回答期限を超えたからといって、直ちに法的効果や義務が発生するわけではありませんが、回答期限何も返答が無い場合、送付者は、法的手続を進める可能性は否定できません。
通知内容が、自分にとって不利、あるいは思いたる節がある場合は、早々に対応することを推奨します。
内容証明郵便で送られてきた通知に対する返答方法
「内容証明で通知書が送られてきたら内容証明で回答しなければならない」というルールはありませんが、訴訟が見込まれ、念の為通知内容を記録する必要がある場合、内容証明郵便で返答することを推奨します。
一方で、相手方に「こんな内容の通知は送られてきていない」と後日主張されて困る事態が想定される場合でない場合は、内容証明郵便で回答する必要はありません。
具体的に、相手方の請求や主張内容に対して、特段の義務が無いために全て否定する回答を行う場合、内容証明郵便によって送るべき必要性は低いといえます。
法律の専門家から送られてきた内容証明に対して回答する場合は、便宜上FAXや電子メールで回答することもあります。
内容証明は通知内容の証明、配達日の証明という特殊な効果が認められていますが、一定の手間と費用がかかりますので、必要ない場面でわざわざ使用するものではないことを、ご理解いただけますと幸いです。
内容証明の注意点やトラブル回避のための工夫
内容証明郵便は、使い方によってはそれだけでトラブル解決のきっかけになりますが、使い方を誤ると、トラブルが想像以上に大きくなるリスクがあり、このことから内容証明郵便は「よく切れる刀」と言われます。
内容証明郵便は、送付内容が記録されるため、通知内容には十分留意してください。
特に、相手を中傷するような文言を入れることは厳禁です。
また、明らかに脅迫的な内容を入れてしまったり、短期間で同内容の内容証明を何度も送付してしまうと、逆に加害者として扱われてしまう可能性もあります。
相手に内容証明郵便を送付する場合は、十分に留意する必要があります。
内容証明郵便送付後に保管しておくべきもの
内容証明郵便を送付すると、送付人も同じ内容の郵便が送付されます。
これを弊所では「控え」と呼んでいます。
この控えは、必ず保管をお願いします。
送付からしばらくの間は、PDF情報として保存することも可能ですが、一定期間を経過すると、送付情報を確認することができなくなりますので、紛失には注意をお願いします。
内容証明郵便送付時に、配達証明のオプションを付した場合、相手に到達した場合は、到達したことを証明する葉書が返送されます。
この葉書は、内容証明郵便を送付したことを示す重要な証拠となりますので、こちらも無くさないように十分留意してください。
内容証明郵便が相手に受け取られなかった場合は、送付人まで返送されることはあります。
受け取らなかった事実も、場合によって訴訟の証拠として提出することがあるため、戻ってきた場合も、破棄せず保管をお願いします。
内容証明の費用について
内容証明郵便作成費用は、各事務所や、専門家によって全く料金が異なりますが、内容証明の作成を専門としている事務所で有れば、3万円から5万円が一つの相場です。この金額が一つの目安となるでしょう。
参考までに弊所の場合、内容証明郵便作成の料金体系は、事案の重さによって何段階かに分けて価格設定をしており、法的論点が少ない場合は1万円前後、やや複雑な場合は3万円程度の場合もあります。
通知を出した後、特段やることがないような事案の場合は、最低限の費用を頂戴し、案件終了となることが多いです。
しかし、男女問題や、副業詐欺といった事案では、内容証明郵便を送付した後、何らかの返信があった、あるいは返信がない場合もあり、今後どのような対応をするかの検討もしなければならないので、その工数見合いを考え、料金設定をしております。
スピード感を心掛けながらも、送付文言は時間をかけて検討しますし、依頼者の方とも細かい内容を調整することも多いです。
１通の手紙を送付するのに、数万円の費用が必要となることが高いか安いかは、価値観によって異なるかもしれません。
弊所は、「送って終わり」ではなく、その後のアフターサポートを非常に手厚くしております。
業界では、5,000円＋実費という格安で送付する事務所もあるようですが、内容証明郵便を送付する場面は、人生やビジネスの中でもそれなりに大変な場面であることが多いため、十分に送付文言を吟味してくれない専門家に、安易に依頼するのは要注意ですし、重要な場面だからこそ、費用をかけて手厚いサポートを受けるべきです。
どうして専門家に作成の代行を依頼するのか
内容証明郵便を専門家に依頼する理由は、相手に行ってもらいたい内容を適切な手法で伝え、実現させるためです。
個人で内容証明郵便を作成することもできますが、個人で送付すると、相手にされないケースがどうしてもあります。
法律の専門家が作成し、作成した専門家の名前を付することによって、相手にプレッシャーを与え、実現させる可能性を高くします。
また、主張内容は適切か、主張した内容は相手に実行してもらえそうか、文言は適切かどうかを吟味するのも、専門家の役割です。
個人で作成すると、視点が客観的では無いため、本来不要な文言が作成書類に現れてしまいがちですが、専門家が関与することで、そのような状況を防ぐことができます。
法律サービスは、決して安くありません。
なぜなら、複数の方々に、全く同じサービスを提供するわけではなく、お客さまそれぞれの事情に合わせて最適な道を探る、いわゆる「オーダーメイド型サービス」だからです。
通常、１時間の相談に対し、5,000円から20,000円程度の相談料を設定するのが一般的ですが、大抵相談はテンポ良く進むことが多く、１時間のやりとりする情報量は、それなりに多いです。
一般の方からすると、「ちょっと聞きたいだけ」と思われるかもしれませんが、専門家の目線からすると、様々な顧客の疑問に的確に答えるために必要な勉強量は、少なくても2,000時間は必要と言われていますし、実務家になってからも絶えず勉強をするのが当たり前の世界です。
専門家に相談する際、相談内容によっては、多少費用をかけてでも、多くの経験を有している専門家に助言を求めた方が良い場合もありますので、事案の性質に合わせて、上手に専門家を使い分けると良いと思います。
依頼する事務所を選ぶ場合の留意点
依頼する事務所を選ぶ際は、以下の観点で総合的に判断することをおすすめします。
- サポート内容の範囲
- 営業時間
- 対応が迅速かつ丁寧か
- 専門家の人柄
- 料金設定
- その他、事務所との相性
法律の専門家とは、なかなか困り事がない限り接触することはないかもしれませんが、地域の法律事務所や司法書士事務所、行政書士事務所のいくつか把握しておくだけでも、いざという時に便利です。
その際、その専門家がどのような分野を得意としているかも重要です。
病院でいう、「内科」「小児科」のようなものです。
弊所の場合、普通に生活していて発生する法的問題を中心に、中小企業のサポートを得意としており、全国からご相談いただくことが多いです。
初回相談の際に何を準備すれば良いか
初回相談の際には、どのような準備をしておくと良いでしょうか。
弊所としては、相談したい内容を事前に200字から400字程度がまとまっているメモが１つあるだけでも、非常にありがたいと思っております。
事前に事案の概要がわかれば、相談者から聞くべき内容が定まってくるからです。
まず重要なのが、「誰が、誰に対して、何をしたいのか」を端的にまとめることです。
具体的には、
- 不倫相手に対して、慰謝料を求めたい
- 知人に対して、貸した300万円の返還を求めたい
といった具合です。
「何がしたいのか」が分かれば、その後の事案の概要がスムーズに頭に入ってきますが、結局何したいかが解らず、結論が見えない相談は、内容整理に時間がかかってしまうことがあります。
当事者が複数いる場合は、各当事者がまとまっている資料があると、スムーズです。
長くなりすぎない
事案の内容をまとめる場合は、基本的な時系列を、簡潔にまとめることが重要です。
- 2023年1月12日 Aは、Bに対して、300万円を貸す約束を行った
- 翌日、Bに対して、金銭を振込によって貸した
- 2024年1月以降、メールにて返還するよう催告したが、返信がない
このような感じです。
個人的な感情を書きすぎず、時系列で事実を記載することが重要です。
相談時のマナー
弊所、年間数百件の相談対応をさせていただいていますが、面談ごとの印象は様々です。
「この方はなんとか力になってあげたいな」と思うこともあれば、「この方のご依頼は極力受けたくないな」と思うこともあります。
専門家も人の子ですから、心象は非常に大事です。
特に専門家が嫌がるのが、短期間で様々な事務所を渡り歩き、様々な専門家から意見を求めるタイプの相談者です。
たしかに同じ事案でも、専門家によって見解や対応方針が異なるので、様々な角度からの検討は重要です。
しかし、複数専門家から必要以上に情報を集めると、結局どのように処理するのが妥当なのか、見失いがちになってしまいますし、「A弁護士はこう言った」「B司法書士からはこんな提案を受けた」となってしまい、対応する専門家の心象も悪くなりがちです。
専門家もプロですから、５分も面談すれば、「この方は色々な方に、同じ相談を何度もしているのだな」とすぐにわかります。
複数の専門家に相談すること自体が悪いことではありませんが、真摯に話を聞いている専門家に対して、過去の相談対応者の見解を安易に展開しても、良い心象にはなりません。
事案が複雑で、やむを得ず複数の専門家から助言を求めるとしても、3名程度に留めておくのが良いでしょう。
丁寧に対応してもらったら
法律の専門家は、熱心な人が多く、30分程度の相談であれば、相談料を受け取らない先生も多いです。
丁寧に相談に対応してもらった場合は、しっかりと感謝の気持ちを伝えると、次回困った時も、丁寧に対応してもらえるはずです。
