内容証明の作成代行サービスのご案内

本ページでは、内容証明郵便の概要について簡潔に説明した上で、弊所の提供する内容証明郵便作成のサービスについて、説明いたします。

内容証明郵便とは

社会生活を送る中で、他人とのトラブルはつきものです。

トラブルが発生した場合、当事者の言い分が食い違う場面も多くあり、その場合には代理人弁護士に依頼して、話し合いをしたり、場合によっては訴訟で決着をつけたりするという方法も考えられます。

しかし、弁護士に依頼したり、訴訟手続を進めたりすると、多くの費用と時間、労力が必要となります。

そこで、話し合いですぐに決着するものではなさそうだが、弁護士に依頼したり、訴訟には至っていない状況で利用されたりするのが、内容証明郵便です。

専門家に依頼するメリット

内容証明郵便は、個人で作成して送付すれば、二千円前後で送付することができます。

しかし多くのケースでは、費用をかけて、専門家に依頼して作成するのが通常です。

内容証明郵便を個人で作成しようとすると、つい主観的な内容が入ってしまい、文章が長くなってしまいがちです。

結果として何を伝えたいかがわからなくなり、相手に到達しても、結果として無視されてしまう可能性もあります。

専門家が作成する内容証明郵便には、作成した専門家の名前や所属している事務所名が入りますので、相手に「場合によっては法的手続きを辞さない」という強い意思表示が伝わります。

これにより、相手が何らかの対応を行う可能性が高くなります。

内容証明と効力

内容証明郵便自体には、それだけで特別な法的効力はありません。

しかし、内容証明郵便は外観も特徴的で、専門家が作成した内容証明郵便を受け取った相手は、多くの場合で何らかの反応をしてくれます。

内容証明の効力としては主に2つあります。
一つは、差出人が受取人にどのような内容の文章を送付したかが証明されるため、もし、訴訟になった場合には、受取人は「差出人の主張は聞いた覚えがない」「差出人からの手紙等受け取ったことがない」というような主張ができなくなります。

もう一つは、内容証明郵便は、一般的な郵便とは異なる形式で作成されるため、通常の内容とは異なる印象を与えます。そして、文書の末尾には、差し出した郵便局の局長により内容証明郵便であることを証明する文章と押印がされているため、公的機関が証明する文書として、受取人に大きな影響を与えます。

また、法令根拠を記載している場合や、回答がなければ法的措置をとる旨を記載している場合には、受取人は強いプレッシャーを感じ、何らかのアクションを起こします。

結果として、内容証明郵便を出すことで早期かつスムーズに問題が解決することができます。

内容証明の活用場面

内容証明郵便は、自らが物理的に作成する場合と、電子的方法で作成する場合の二通りの方法があります。

自らが作成する場合、差出人は、同じ内容の文書を3通作成して差し出します。

そして、1通を受取人へ送付し、1通を郵便局で保存し、1通は差出人に返されます。

1通は郵便局に保存されるため、偽造等の恐れがありません。

差出人は、差し出した日から5年以内に差出郵便局に保存されている文書の閲覧請求が可能で、差し出した日から5年以内に差出郵便局に文書を提出することで、再度証明を受けることができます。

内容証明郵便は文書の内容が真実であるか否かを証明するものではなく、文書の存在を証明するものです。

内容証明郵便は非常に様々な場面で使用することができ、一つの例としては、「貸したお金を返してくれない」といった金銭トラブルの場面や「訪問販売で購入した商品について契約解除したい」というようなクーリングオフの場面、「相続に関する連絡」というような場面、取引先企業に対して重要な連絡をする場面に使用され、その他にも様々な場面で用いられます。

内容証明郵便は、文書の内容が正しいか否かを証明するものではないため、何の証拠もない場合に内容証明郵便を出しても、受取人が必ず応じるとは限らないという点に留意する必要があります。

また、受取人が差出人と親しい関係である場合には、内容証明書を出すことによってそれまでの関係が崩れてしまう場合があります。

受取人と良好な関係でいたいという場合は、内容証明郵便ではなく、あえて普通郵便等で送付した方が良いこともあります。

内容証明の作成方法

内容証明郵便は特別な郵便なのですが、そもそも体裁も特別です。

1枚の用紙に書ける文字数に規定があります。

また、用紙が1枚増えるごとに料金が加算されます。

文面の先頭には、「通知書」「請求書」等のタイトルを、表題としてつけるべきです。

内容証明郵便の趣旨が一目で分かる様にするためです。

本文は、必要事項が相手に確実に伝わるように、分かりやすい表現にし、長くなりすぎないように留意します。

一度発送してしまったら、内容に誤りがあっても、訂正することはできません。

後に訴訟になった場合には、証明力の高い文書として用いられることになりますので、本文の内容は、事実関係を十分に確認して、正確なものとすることが必要です。

郵便局へ持参して発送する場合は、同じ印鑑を押した同じ文面を3通用意します。

電子で発送する場合は、日本郵便株式会社の雛形に通知内容を記載し、電子内容証明郵便を送付する専用のサイト「e内容証明」で所定の手続を行えば、発送することができます。

実務上は、電子内容証明郵便サービスを使用することが一般的で、紙に印刷して郵便局から発送するケースは極めて稀です。

内容証明郵便発送時における配達証明について

内容証明郵便を配達する際、配達証明をつけるか確認されますが、必ず付けるようにしてください。

訴訟になった場合、送付した内容が相手にいつ届いたかが争われることもあるため、送付した内容証明郵便を訴訟の証拠として提出する場合は、必ず配達証明も証拠書類として添付します。

これにより、受け取ったかどうか争われることを防ぐことができます。

配達証明を付けると、追加で数百円費用がかかりますが、重要な証拠となるため、忘れないようにしてください。

相手に配達された後は、「郵便物配達証明書」と書かれたハガキが届きますので、大切に保管して下さい。

行政書士が行う内容証明作成費用の相場

弁護士に内容証明郵便作成を依頼すると、5万円から10万円はかかることが一般的ですので、紛争性が無い事案の場合は、まずは行政書士に依頼することをお勧めします。

弁護士に依頼する場合は、高い可能性で訴訟に発展することが見込まれる事案です。

このような場合は、最初から弁護士に依頼する方が、結果として安く収まる可能性が高いです。

逆に、内容証明郵便だけで解決しそうな事案の場合は、弁護士に依頼すると、かえって高くつく可能性があります。

行政書士が行う内容証明作成費用の相場ですが、作成する内容によっても異なりますが、一般的には2万円程度が相場です。

逆に、高い事務所ですと3万円から5万円程度と価格設定している事務所もありますし、安いところだと、1万円を切る事務所もあります。

価格にシビアな方はいくつもの事務所を比較して検討される方もいますが、安易に安さに飛びつくのは危険です。

行政書士に内容証明を依頼してトラブルに発展したケースは、大抵格安で対応してもらった事案によるものです。

「内容証明」＋「格安」といったキーワードで検索すると、1万円を切り、場合よっては無料と言っても過言では無い価格で受任している事務所もあるようです。

たまにいただく相談としてあるのが、「少し前に行政書士に内容証明郵便作成を依頼したが、内容が間違っていた」「相手から返信が来て再度相談したが、断られた」というものです。

内容証明郵便を送付する際は、「送付に対しての費用」なのか、「相手のアクションに対する一定のフォローを含めた費用」なのかを、事前確認する必要があります。

相場を大幅に下回る料金で、通常以上のフォローを受けようというのは、少し無理があります。

安い価格設定の事務所は、アフターフォローはさほど期待できないと心得る必要がありますし、送付する文言も、時間をかけて検討されない可能性があることに留意が必要です。

あなたが本当に、目の前の問題を解決したいのであれば、内容証明作成に関する知見が豊富な行政書士に依頼するべきですし、価格が高めに設定している事務所は、それなりにサービスレベルが高い事務所が多いです。

弊所の内容証明郵便作成サービスの流れ

弊所における、内容証明郵便作成サービスの流れと特徴について簡単にご案内致します。

弊所は、数ある行政書士業務の中でも、特に内容証明郵便作成を得意としており、月に100件前後の内容証明郵便を作成しています。

男女問題、金銭トラブルを中心に、家族間の問題や、インターネットを介した問題等、相談の内容は多岐に渡ります。

弊所の提供するサービスの特徴は、大きく次の３つです。

１　オンラインで完結し、最短１時間で発送が完了すること

２　年中無休で対応していること

３　アフターフォローが充実していること

ご相談の流れとしては、まずは公式LINEや、お問い合わせフォーム、お電話で事前相談という形でお問合せをいただき、簡単に内容証明郵便作成の経緯をお伺いします。

その後、見込まれる工数や、予想される相手方の反応を元に、費用を見積もりを差し上げ、内容に問題がなければ、作成に着手します。

相手に送付する原案をご確認頂いた後に、必要に応じて修正を行い、発送まで弊所にて行います。

ご依頼いただく場合、送付に必要な資料をLINEやメールで共有していただくこともございますが、送付先のお名前と住所が分かれば、特段その他に必要なものはございません。

発送手続が完了すると、日本郵便のお問い合わせ番号をお知らせしますので、送付した内容証明郵便が受け取られたかは、随時web上で確認することができます。

また、数日後に送付の控えがお手元に書留で郵送されます。

配達証明を付けた場合は、相手が郵便を受け取ったことを証明する葉書が送付されますので、どちらも大切に保管ください。

相手からの回答の確認

大抵の場合では、相手から何らかの回答が到着しますので、その内容について随時担当者とご相談ください。

相手の回答に納得ができない場合は、調停や訴訟手続を検討する場合もありますので、その際は適切な司法書士や弁護士をご紹介いたします。

相手と内容が折り合うケースもありますので、その場合は示談書や和解契約書、公正証書を作成します。

どのような書類を作成するかは、事案によって全くことなりますので、個別にご相談となります。

内容証明郵便作成のプランや、費用に対する考え方について

依頼を検討される場合に最も気になるのが料金に関する部分だと思いますので、弊所の料金体系や、見積もりの考え方について、ご説明いたします。

弊所は、事案の内容に対して、三段階の基本料金を設定しています。

この基本料金は、いわゆる行政書士報酬と呼ばれるもので、いわゆる書類の作成手数料に該当する部分です。

この料金を基礎として、内容証明郵便の送付料金等の実費が加算され、総額が決定します。

どのプランに該当するかは、次の１つの要素を総合的に考慮して判断しています。

• 法的論点の数
• 見込まれる工数
• 取引金額の大きさ
• 予想する相手からの反応
• 当事者の数

一番価格設定を低くしているAプランは、送付内容が定型的で、相手方の返信が無いような場面を想定しています。

具体的には、軽微な事案における消滅時効の援用や、軽微な商取引の事案における解約通知です。

このような場面は、内容証明郵便の作成そのものに殆ど工数がかからず、法的論点も殆ど無く工数がかからないため、割安にて対応しております。

Bプランは、日常で発生していて、ちょっとしたトラブルに巻き込まれて、内容証明郵便を作成するような場面を想定したプランです。約７割のご相談がこのBプランに該当します。

具体的には、住んでいるマンションのお隣の方が夜間少し騒がしく、注意喚起する書面を送る場合や、退職や内定を辞退する意思表示、売買契約や業務委託契約の解除の意思表示をするような場面です。

比較的軽微な事案ではあるものの、個別の事案に応じて文言を調整する必要があるため、若干工数が必要であることから、Aプランと若干金額が異なります。

Bプランで作成した場合の総額は、送付する文章の文字数や、送付先の数によって若干前後しますが、1万円台後半程度の価格で送付できることが殆どです。

Aプランは、検討すべき法的論点が複数あり、高い確率で内容証明郵便送付後の対応が必要な場合に該当します。

具体的には、マッチングアプリで知り合った異性に、貸した金銭や物品の返還を求める場合や、一方的にメール等で婚約破棄の意思表示がされたため、それに対して話し合い等の対応を求める内容を送付する場面を想定しています。

このような事案では、内容証明郵便を作成するにあたり、詳細に内容を確認する必要があり、また相手方の反応も高い確率で見込まれることから、Bプランよりも費用を頂戴しております。

ご相談内容に関して、どのくらいの費用が見込まれるかは、必ずお伝えしております。

また、事前の告知なく、弊所からいきなり請求が来ることもございません。

オプションサービス、成功報酬について

内容証明郵便を送付する場合、原則として基本料金と、郵送費用に実費で送付することが可能ですが、相手方の住所が不明または曖昧である場合、相手に対して内容証明郵便を送付したいが、もう少し証拠が必要な場合等、追加で調査することが望ましいことがあります。

その場合、弊所または提携している興信所で調査することが可能です。

調査費用は、現時点でどこまでの情報を有しているか、どの程度の工数がかかるかによって異なりますので、具体的な金額は事案によって全く異なりますが、例えば不貞行為に対して慰謝料を請求するような場合、相手が言い逃れをすることが出来ないような証拠を複数揃えることにより、調査に要した費用を大幅に上回る慰謝料を請求できることもあります。

成功報酬については、軽微な事案においては原則いただいておりません。

相手に対して請求する金額によっては、設定する場合もございますが、概ね5%から10%程度です。

こちらも、事案によって設定の有無、成功報酬の割合が異なりますので、個別にご案内いたします。

内容証明郵便が送達されない場合

弊所にお問い合わせをいただく質問として比較的多いのが、内容証明郵便が送達されない場合や、受け取られない場合です。

当然ではありますが、文書は、相手に届かなければ効力が生じません。内容証明郵便は書留郵便扱いですので、普通郵便に比べれば紛失の危険は少ないですが、その可能性はゼロではありません。

万が一、内容証明郵便を紛失された場合には、郵便局に損害賠償を請求できます。

さらに、紛失の場合以外にも、内容証明郵便が相手に届かない場合がありますので、それぞれのケースの対応について、解説いたします。

１　既に転居していた場合

既に転居していた場合は、相手が日本郵便に転送届を出していない場合は、転送されませんので、送付人に返送されて戻ってきます。

そのため、再度正しい住所に送付することが必要です。

転居先の住所がわからなくても、このようなケースは、調査を行うことで高い確率で相手の住所を調べることができるので、住所を調査の上、再度送付するのが通常の対応方法です。

調査の結果、どうしても分からない場合には、そのままでは通知が出せなくなりますので、「公示送達」という手続を取ることになります。

これは、裁判所に調査報告書を添えて申立を行い、裁判所の掲示板に掲示するというもので、掲示を始めた日から2週間を経過したときに、受取人に到達したという効果が生じる手続です。

２　相手が留守であった場合

内容証明郵便は、相手に直接受領印してもらうことで受領完了となります。

本人しか受け取れないわけではないので、家族や従業員が受け取った場合でも配達されたこととなります。

しかし、家族や従業員も含めて誰にも渡せなかった場合には、内容証明郵便は受取人の住所を管轄している郵便局にしばらく保管し、一定期間後に送付人に返送されます。

この様な形で差出人に返還された場合は、内容証明郵便は受取人に届いたことにはなりません。

ただし、こちらも事前に対策を行うことで、極めて高い確率で相手に内容証明郵便記載の内容を相手に知らせることができます。

３　受取人が受け取りを拒否した場合

配達員が配達したものの、相手が受け取りを拒否する場合も、稀にあります。

内容証明郵便は、受け取りが強制されていませんので、受け取りを拒否しても違法ではありません。

受取人が受け取りを拒否すると、「受け取りを拒否されました」という付箋が貼り付けられて、差出人に返還されます。

まとめ

本ページでは、弊所が提供するサービス内容を中心に説明いたしました。

内容証明には細かい書き方のルールやポイントがあります。

また、一度出すと撤回できないため、送付するにあたっては、その内容に十分留意する必要があります。

間違えが許されないため、非常に神経を使う業務ではありますが、内容証明郵便を送ることにより、相手方に心理的プレッシャーを与え、トラブルを早期解決に導くことができる大きなメリットがあります。

もし内容証明郵便の作成・送付をご検討されておりましたら、お気軽に弊所までお問い合わせください。